PRIVACY STATEMENT VOOR SOLLICITANTEN BIJ GROUPDC & DOCHTERONDERNEMINGEN, BIJ SCIENTIA TERRAE VZW EN BIJ DECEUSTER NV

  1. Principe :

Bij onze familiale bedrijvengroep (zie punt 2) hechten we veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van alle personen van wie wij gegevens verzamelen. Wij behandelen en beveiligen deze gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. We doen er alles aan om de aan ons verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of oneigenlijk gebruik.

Dit privacy statement werd opgemaakt in navolging van de inwerkingtreding van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (GDPR).

In dit privacy statement leggen we uit wie we zijn, wanneer en waarom we je persoonlijke gegevens nodig hebben, welke gegevens we verzamelen, op welke manier en voor hoelang we ze verwerken, aan wie we ze kunnen doorgeven, wat je rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

Dit privacy statement is voor jou bedoeld wanneer je bij één van de bedrijven van onze familiale bedrijvengroep

  1. solliciteert voor een tewerkstelling van bepaalde of onbepaalde duur;
  2. solliciteert als uitzendkracht via een uitzendkantoor met het oog op vaste tewerkstelling;
  3. solliciteert voor een tewerkstelling als jobstudent.

  1. Familiale bedrijvengroep :

De rekruteringsactiviteiten voor de volgende vennootschappen (samen “familiale bedrijvengroep” genoemd) worden centraal gecoördineerd: GroupDC NV, DCM NV, Intraco Ltd NV, Steenbeek NV, Belcofeed NV, DC Transport bvba, DCM Nederland BV, Deutsche Cuxin Marketing GmbH & DCM GmbH.

Indien je solliciteert bij één van deze bedrijven, worden jouw gegevens geregistreerd door GroupDC NV die verantwoordelijk is voor de verwerking van je persoonsgegevens. (Verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de GDPR).

  1. Verzamelen van persoonsgegevens :

We verzamelen je gegevens zodra je je gegevens invult op de rekruteringspagina op onze website, wanneer je online reageert op één van onze vacatures via een rekruteringswebsite, wanneer je door een selectiekantoor of uitzendkantoor wordt voorgesteld als kandidaat voor een vacature met het oog op een vaste aanwerving. Via deze kanalen worden jouw gegevens meteen opgeslagen in onze rekruteringssoftware “Talentfinder”. Via deze tool heb je zelf steeds toegang tot de bewaarde gegevens.

Wanneer je ons jouw kandidatuur per mail bezorgt, of per brief of op een andere wijze (vb. jobbeurs, ontmoeting met een medewerker, …), dan zullen we jouw gegevens zelf registreren in onze rekruteringssoftware zodat je zelf steeds toegang hebt tot deze gegevens. De oorspronkelijke gegevens (via mail, op papier, …) worden op dat moment verwijderd of vernietigd.  

  1. Doelen :

We verzamelen jouw persoonsgegevens voor de doelen hieronder vermeld en zullen deze gegevens niet gebruiken voor andere doelen zonder je daarvan op voorhand te verwittigen en, indien nodig, jouw toestemming daarvoor te vragen.

Wij gebruiken jouw gegevens voornamelijk voor de uitvoering van onze werving- en selectieactiviteiten binnen onze familiale bedrijvengroep.

Meer specifiek gebruiken we jouw persoonsgegevens om, in voorkomend geval,

  1. jou op te nemen in onze database van sollicitanten (Talentfinder) die we doorzoeken om geschikte kandidaten te selecteren voor de vacatures binnen onze familiale bedrijvengroep.
  2. jouw profiel te kunnen bepalen en je geschiktheid te kunnen beoordelen als kandidaat voor de vacatures binnen onze familiale bedrijvengroep. Hierbij kunnen we onder meer gebruik maken van de resultaten van testen die wij van jou afnemen (online persoonlijkheidstesten, taaltesten, assessments,…) en van (online)-referentiechecks die we enkel met jouw uitdrukkelijke toestemming doen bij de door jou opgegeven personen/bedrijven.
  3. jouw profiel, met inbegrip van je cv, te kunnen voorstellen bij leidinggevenden met vacatures binnen de familiale bedrijvengroep.
  4. jou te contacteren via telefoon, e-mail, sms of andere media over vacatures binnen onze familiale bedrijvengroep, of om bijkomende informatie te verkrijgen over jouw profiel en professionele verwachtingen.
  5. jou uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek (persoonlijke ontmoeting of videogesprek). Bij aanvaarding zullen jouw persoonsgegevens gebruikt worden om jou tijdens dit gesprek te evalueren.
  6. je toe te laten om je rechten (zie verder onder punt 9) uit te oefenen en achteraf te kunnen aantonen dat wij gevolg hebben gegeven aan deze rechten.

We gebruiken en verwerken je persoonsgegevens op basis van jouw toestemming : bij het registreren van jouw gegevens in onze rekruteringssoftware “Talentfinder” wordt jouw toestemming gevraagd voor het verwerken van de beschikbaargestelde persoonsgegevens. Gezien deze gegevensverwerking enkel gebaseerd is op basis van jouw toestemming kan je deze toestemming steeds intrekken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingen die voor de intrekking van de toestemming reeds plaatsvonden.

  1. Aard van de gegevens

We gebruiken en verwerken jouw persoonsgegevens om bovengenoemde doelstellingen te kunnen realiseren. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je aan ons zelf oorspronkelijk hebt verstrekt. Je doet er goed aan om elke wijziging in je persoonsgegevens steeds zo snel mogelijk aan ons door te geven via jouw toegang tot het online platform van Talentfinder.

Bij de persoonsgegevens die je ons zelf vrijwillig hebt bezorgd gaat het over :

  1. Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en adres, leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke stand, nationaliteit en taal;
  2. Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres, gsm-nummer en cookies;
  3. Immigratiestatus, zoals het bestaan van een geldige werkvergunning in België;
  4. Psychische beschrijving, zoals persoonlijkheid d.m.v. een psychotechnische test;
  5. Onderwijscurriculum en publicaties;
  6. Professionele kwalificaties, zoals professionele opleiding en bezit van een rijbewijs en professionele ervaring;
  7. Lidmaatschap/deelname aan professionele organisaties;
  8. Informatie betreffende de huidige baan en eventuele eind van de betrekking;
  9. Gegevens betreffende de loopbaan;
  10. Gegevens betreffende de organisatie van het werk;
  11. Salarisgegevens;
  12. Evaluatie;
  13. Functieopleiding;
  14. Beelden;
  15. Gegevens m.b.t. veiligheid, zoals het wachtwoord;
  16. Gegevens m.b.t. vrijetijdsactiviteiten en interesses

Je bent als kandidaat nooit verplicht om zogenaamde gevoelige informatie bekend te maken, zoals gedefinieerd door de privacywetgeving, behalve wanneer dit specifiek wettelijk vereist is of is toegestaan door een bepaalde omstandigheid. Wanneer je je bij ons registreert of op een andere manier contact hebt met medewerkers van onze familiale bedrijvengroep (vb. sollicitatiegesprek) zal je, tenzij wanneer dit wettelijk vereist is of toegestaan door een bepaalde omstandigheid, nooit gevraagd worden om informatie te verstrekken omtrent uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, genetische of biometrische gegevens, informatie over uw gezondheid of informatie over uw seksuele activiteiten of oriëntatie of informatie over strafrechtelijke overtredingen.

  1. Delen van persoonsgegevens

Alleen indien nodig voor de verwezenlijking van de onder punt 4 vermelde doelen kan GroupDC (verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via Talentfinder) bepaalde van jouw persoonsgegevens overmaken:

  • aan leidinggevenden van bedrijven van de familiale bedrijvengroep, voor de bespreking van een mogelijke kandidatuur voor een vacature bij de betreffende leidinggevende;
  • aan alle andere derden waar we daartoe worden verplicht bij wet, gerechtelijk bevel of vonnis.

Je persoonsgegevens worden door GroupDC niet verkocht, noch verhuurd of commercieel ter beschikking gesteld aan derden, behalve met jouw voorafgaande toestemming. Bij de ontwikkeling van de activiteiten van GroupDC mag GroupDC activiteiten of activa verkopen. In geval van een verkoop, fusie, reorganisatie, ontbinding of gelijkaardige gebeurtenis, kunnen jouw persoonsgegevens en andere informatie deel uitmaken van de overgedragen activa.

Wanneer onze leveranciers jouw persoonsgegevens verwerken in opdracht van GroupDC, handelen zij als verwerkers zoals bepaald in de GDPR. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkingsovereenkomst en stellen alles in het werk opdat zij jouw persoonsgegevens op voldoende wijze beveiligen.

GroupDC streeft er naar om jouw persoonsgegevens steeds te bewaren op gegevensdragers die zich bevinden in de Europese Unie. In uitzonderlijke gevallen waarin gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Unie, neemt GroupDC de nodige contractuele en technische beveiligingsmaatregelen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd en dus GDPR-compliant zijn.

De persoonsgegevens van jou als kandidaat worden door onze softwareleverancier momenteel in België verwerkt en in een datacenter in Nederland opgeslagen. De leverancier van Talentfinder neemt alle gepaste technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen, in het bijzonder tegen bewerking en toegang door onbevoegden, en doet alle mogelijke moeite om ervoor te zorgen dat deze maatregelen zo up-to-date mogelijk zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige kennis, de implementatiekosten en de aard, het bereik, de context en het doel van het gebruik van de gegevens en de risico’s voor de kandidaten.

  1. Bewaren van persoonsgegevens

Wanneer je jouw gegevens aan ons bezorgt als kandidaat-medewerker voor onze familiale bedrijvengroep, stem je er uitdrukkelijk mee in dat jouw gegevens in een database beheerd worden door GroupDC.  Jouw gegevens worden zolang bewaard als nodig is voor het wervingsproces van de betreffende vacature, voor de bestaande vacatures waarvoor je jouw belangstelling hebt getoond en tijdens 2 jaar na het einde van het bijbehorende selectieproces. Op die manier kan GroupDC de administratieve en juridische opvolging van jouw kandidatuur beheren, en jou nieuwe vacatures aanbieden die kunnen voldoen aan jouw professionele verwachtingen. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen de gegevens echter langer worden bewaard als een administratieve en wettelijke monitoring vereist dat deze langer wordt bewaard. Je word per e-mail 1 maand op voorhand op de hoogte gebracht dat jouw gegevens moeten worden verwijderd conform onze interne privacyregels. Je kan dan, indien gewenst, vragen om jouw gegevens langer te behouden, zodat wij u nog steeds proactief kunnen contacteren om een vacature aan te bevelen die voor jou interessant kan zijn. In dit geval wordt dezelfde procedure toegepast vóór het einde van deze nieuwe periode van 2 jaar, enzovoort. Als de kandidaten aan het einde van deze periode van 1 maand niet reageren, worden de gegevens automatisch en definitief verwijderd.

  1. Beveiligingsmaatregelen

GroupDC doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. We doen dit aan de hand van fysieke, administratieve en technologische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen bevoegde personen van de HR afdeling krijgen algemene toegang tot de Talentfinder-database. Deze personen moeten ons intern beleid inzake privacy en gegevensbescherming kennen en correct toepassen.  
Andere medewerkers van de familiale bedrijvengroep krijgen jouw gegevens enkel tijdelijk te zien, indien jouw kandidatuur interessant kan zijn voor een vacature waarover zij verantwoordelijkheid hebben.

  1. Rechten werknemers

GroupDC verwerkt jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit privacy statement. Als betrokken partij beschik jij over een aantal rechten die je op elk moment kan uitoefenen.

Je kan op elk moment het recht op toegang tot jouw gegevens uitoefenen, door je in te loggen op jouw persoonlijke profiel. Hier kan je jouw persoonsgegevens bewerken, verbeteren en verwijderen. Je kan ook steeds jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens intrekken. Deze intrekking zal automatisch leiden tot een onmiddellijke en onherroepelijke verwijdering van jouw persoonlijke gegevens. Bij verlies van wachtwoord voor jouw persoonlijk profiel kan steeds een nieuw wachtwoord aangevraagd worden, zodat het recht op toegang steeds kan uitgeoefend worden.

Door een gedateerd verzoek per e-mail naar HR@groupdc.be samen met een identiteitsbewijs te sturen, kan je ook vragen om jouw gegevens over te dragen naar een derde partij. Als GroupDC de betrokken gegevens heeft doorgegeven aan andere personen, neemt GroupDC alle redelijke maatregelen om jou en de derde partij op de hoogte te stellen van het verzoek om zo elke link naar jouw gegevens of een kopie of reproductie ervan te verwijderen.

  1. Vragen, opmerkingen, klachten en datalekken.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door GroupDC of over dit privacy statement, dan kan je steeds contact opnemen met de HR afdeling (mail aan hr@groupdc.be).

Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), op het volgende adres: Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

  1. Wijzigingen

GroupDC kan om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacy statement. GroupDC raadt jou daarom aan om het regelmatig te raadplegen als je haar websites bezoekt.